Pajisto Forderungsmanagement GmbH · Ratgeber · Bearbeitungsstand 08.09.2026

Wann sollte man ein Inkasso einschalten?

Kurz gesagt: Sobald die Forderung fällig ist, Ihre eigene Frist erfolglos verstrichen ist und keine Klärung mehr in Sicht ist. Eine gesetzliche Wartezeit, die Sie einhalten müssten, gibt es nicht.

Kriterien für den richtigen Zeitpunkt

Die Forderung ist fällig und belegbar.
Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung mit konkreter Frist ist erfolglos geblieben.
Der Kunde reagiert nicht mehr oder hält Zusagen nicht ein.
Es gibt keine inhaltliche Beanstandung – oder sie ist bereits geklärt.
Der eigene Aufwand für weitere Nachfassaktionen steht nicht mehr im Verhältnis zum Betrag.
Die Verjährung rückt näher: Die Regelverjährung beträgt drei Jahre. Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.

Diese Unterlagen sollten Sie bereithalten

Rechnung mit Nummer, Datum und Leistungsbeschreibung
Vertrag, Angebot oder Auftragsbestätigung
Leistungsnachweise wie Lieferschein, Stundenzettel oder Protokoll
Mahnungen und Schriftwechsel inklusive Fristsetzungen
Vollständige Anschrift und Rechtsform des Schuldners
Erhaltene Teilzahlungen

Beispiel (hypothetisch)

Ein Zulieferer hat die bestellte Ware vollständig geliefert. Vertraglich ist ein Zahlungsziel von 14 Tagen ab Rechnungszugang vereinbart; die Rechnung geht dem Kunden nachweislich zu. Nach Ablauf des vereinbarten Ziels ist die Forderung fällig, und dem Kunden geht eine Mahnung mit konkretem Fristdatum zu. Einwendungen erhebt er nicht.

Damit sind die üblichen Voraussetzungen erfüllt: erbrachte Leistung, vertraglich vereinbarte Fälligkeit, zugegangene Rechnung und Mahnung, keine Beanstandung. Die gesetzte Frist ist eine kaufmännische Entscheidung; eine gesetzliche Wartepflicht gibt es nicht.

Häufige Fragen

Muss ich 30 Tage warten, bevor ich abgebe?+

Nein. Die 30 Tage aus § 286 Abs. 3 BGB beschreiben, wann der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens in Verzug kommt – nämlich 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung, gegenüber Verbrauchern nur bei besonderem Hinweis. Eine Pflicht, so lange zu warten, ist damit nicht verbunden; Verzug kann schon vorher durch eine Mahnung nach Fälligkeit eintreten.

Ist ein Inkasso auch bei kleinen Beträgen sinnvoll?+

Das hängt vom Einzelfall ab, unter anderem von der Zahl gleichartiger Fälle und der Erreichbarkeit des Schuldners. Wir sagen offen, wenn wir wenig Aussicht sehen.

Schadet das der Kundenbeziehung?+

Wir kommunizieren sachlich und mit Möglichkeit zur Rückfrage. Wie deutlich vorgegangen wird, stimmen wir mit Ihnen ab.

Rechtsgrundlagen: § 195 BGB, § 199 BGB und § 286 BGB. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Passend dazu

Unsicher, ob der Zeitpunkt passt?

Wir sehen uns Ihre Unterlagen kostenlos an und sagen Ihnen, was aus unserer Sicht sinnvoll ist.

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