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Pajisto Forderungsmanagement GmbH · Ratgeber · Bearbeitungsstand 08.09.2026

Kunde zahlt die Rechnung nicht – was tun?

Kurz gesagt: Prüfen Sie zuerst, ob die Forderung nach dem Vertrag fällig ist, ob die Rechnung zugegangen ist und ob sich der Kunde in Verzug befindet. Setzen Sie dann eine klare Frist mit konkretem Datum. Zahlt er weiterhin nicht und bestreitet er die Forderung nicht inhaltlich, kommen Inkasso oder ein gerichtliches Mahnverfahren in Betracht.

Schritt für Schritt

  • Fälligkeit prüfen: Ist die Leistung erbracht, die Forderung nach der vertraglichen Vereinbarung fällig und die Rechnung zugegangen?
  • Verzug klären: Verzug setzt Fälligkeit voraus und tritt regelmäßig durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein. Eine Mahnung führt nicht in jedem Fall zu Verzug, etwa wenn der Schuldner die Verzögerung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB).
  • 30-Tage-Regel einordnen: Bei Entgeltforderungen kommt der Schuldner nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung in Verzug; gegenüber Verbrauchern nur, wenn in der Rechnung besonders darauf hingewiesen wurde.
  • Sachlich nachfassen: Eine kurze Zahlungserinnerung klärt oft schon Missverständnisse.
  • Frist setzen: Konkretes Datum, Betrag und Verwendungszweck nennen und den Zugang dokumentieren.
  • Reaktion einordnen: Bestreitet der Kunde? Bittet er um Raten? Meldet er sich gar nicht?
  • Weitergeben: Bei ausbleibender Reaktion Inkasso beauftragen oder – nach Prüfung – ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Der Kunde bestreitet die Forderung

Ein bestrittener Anspruch gehört nicht ungeprüft in ein gerichtliches Mahnverfahren. Das Mahngericht prüft die Berechtigung nicht; widerspricht der Schuldner, endet das vereinfachte Verfahren und die Sache muss im streitigen Verfahren geklärt werden. Sinnvoll ist deshalb, die Einwendungen zuerst zu bewerten – gegebenenfalls anwaltlich.

Der Kunde ist zahlungsunfähig oder insolvent

Ist ein Insolvenzverfahren eröffnet, sind Einzelmaßnahmen gegen den Schuldner nicht mehr der richtige Weg; die Forderung wird zur Insolvenztabelle angemeldet. Zeichnet sich nur wirtschaftliche Schwäche ab, kann eine dokumentierte Ratenvereinbarung sinnvoller sein als ein Verfahren ohne Aussicht auf Zahlung.

Beispiel

Beispiel (hypothetisch)

Ein Handwerksbetrieb hat die beauftragte Leistung vollständig erbracht. Im Vertrag ist ein Zahlungsziel von 14 Tagen ab Rechnungszugang ausdrücklich vereinbart. Die Rechnung geht dem Kunden nachweislich am 3. März zu, die Forderung wird damit am 17. März fällig.

Nach Fristablauf geht dem Kunden am 20. März eine Mahnung mit Frist zum 27. März zu. Einwendungen gegen Leistung oder Rechnung erhebt er nicht. Reagiert er auch danach nicht, kann die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben werden. Ob anschließend ein gerichtliches Mahnverfahren sinnvoll ist, wird gesondert geprüft.

Häufige Fragen

Muss ich dreimal mahnen?+
Nein. Eine gesetzliche Pflicht zu einer bestimmten Zahl von Mahnungen gibt es nicht. Regelmäßig genügt eine Mahnung nach Fälligkeit.
Ab wann ist mein Kunde in Verzug?+
Regelmäßig durch eine Mahnung, die dem Schuldner nach Fälligkeit zugeht. Zwingend ist das nicht: Hat der Schuldner die Verzögerung nicht zu vertreten, tritt kein Verzug ein (§ 286 Abs. 4 BGB). Bei Entgeltforderungen kommt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB); gegenüber Verbrauchern nur bei besonderem Hinweis in der Rechnung.
Kann ich Verzugszinsen verlangen?+
Bei Verzug bestehen gesetzliche Zinsansprüche nach § 288 BGB; die Höhe unterscheidet sich danach, ob ein Verbraucher beteiligt ist. Die konkrete Berechnung hängt vom Einzelfall ab.
Wann sollte ich abgeben?+
Sobald die eigene Fristsetzung erfolglos geblieben ist und keine ernsthafte Klärung mehr stattfindet. Weiteres Zuwarten verbessert die Aussichten selten.

Rechtsgrundlagen: § 286 BGB und § 288 BGB. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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